Beint á leiğarkerfi vefsins
Sart.is

Fréttir

2.12.2014

Niğurstöğur úr könnun SART, D-vottun

Áfangaskipt gæðavottun SI er tæki fyrir stjórnendur og starfsmenn til að auka arðsemi og bæta starfsumhverfi fyrirtækja. Með þessari aðferð er komið til móts við þá sem vilja bæta rekstur sinn markvisst skref fyrir skref. Þótt fyrirtækin kjósi að taka aðeins fyrstu eitt eða tvö þrepin hafa þau þá þegar í mörgum tilvikum gert umtalsverðar úrbætur fyrir sig og viðskiptavini sína. Afraksturinn kemur fljótlega í ljós með aukinni framleiðni, betri framleiðslu og þjónustu.

D - vottun 
Vottun fyrsta þreps (D-vottun) krefst þess að fyrirtæki standist tilteknar lágmarkskröfur um aðgengi að áreiðanlegum upplýsingum um staðreyndir í rekstrinum. Þessar upplýsingar eru undirstaða þess að stíga næsta skref (C-vottun) að undangenginni úttekt og vottun. Fyrirtæki innan SART og SI geta fengið ótakmarkaða sérfræðiaðstoð við þessa vinnu.

Síðsumars gerði SART könnun meðal rafverktaka um stöðu þeirra gagnvart D-vottun. 59 rafverktakar tóku þátt og í ljós koma að almennt vantaði ekki mikið uppá að þeir stæðust prófið. Niðurstöður voru eftirfarandi.

D-1. Verkskráning:- Er manna- og vélatími og aðrir kostnaðarliðir að skila sér áreiðanlega til útskriftar reikninga og útreikninga á framlegð? 
75% eru með tímaskráningar í mjög góðu lagi. Líkleg skýring er að mikið er unnið í tímavinnu sem krefst aga í tímaskráningnum. Til að standast vottun er gerð krafa um að allar tímaskriftir, ekki síst þegar unnið er samkvæmt tilboði séu nákvæmar. ( Í C- vottun er gerð krafa um að viðkomandi reikni afkomu allra verka. Þau fyrirtæki sem færa samviskusamlega rafrænt verkbókhald fá slíkar upplýsingar sjálfkrafa að verki loknu).

D-2. Hráefnisskráning:- Eru aðföng (efni, vara- og íhlutir til ákveðinna verka) og aðrir kostnaðarliðir skráðir á viðkomandi verk? 
Aðeins rúmlega 54% eru með hráefnisskráningar í mjög góðu lagi. Það er nokkuð undarlegt þar sem vönduð tímaskráning  er 75%. Annað hvort er einhver skekkja í svörun eða það er ekki verið að vinna úr upplýsingunum sem fást úr tíma- og hráefnisskráningum. Þó gæti skýringin verið að mikið sé verið að selja vinnu en ekki hráefni.

Eins og með tímaskráningarnar þá er krafan til D-vottunar að allar hráefniskráningar, ekki síst þegar unnið er samkvæmt tilboði séu nákvæmar, enda hvorki hægt að framlegðureikna né rukka fyrir hráefni sem ekki er skráð.

D-3. Rekjanleiki tilboða:- Er tilboðum gefið hlaupandi númer?
Víða virðist pottur brotinn þegar kemur að skipulagi og yfirliti tilboða og samninga. Aðeins 19% svarenda gera þetta með verklagi sem gæti talist mjög gott. Sá sem heldur ekki skrá yfir tilboðin sín á erfitt með að fylgja þeim eftir með markvissum hætti. Hann hefur einnig meira fyrir því að sjá hvað er gamalt og hvað er nýtt. Það er erfitt að átta sig á hvort eitthvað vanti og ómögulegt að gera nauðsynlega greiningu á umfangi og árangri við tilboðsgerð.

Şeir sem eru með rafrænt verkbókhald ráða oftast yfir tilboðsforriti sem hluta af verk-bókhaldinu. Víða er þessi hluti verkbókhaldsins ekki virkjaður. Þó ekki sé verið að reikna sjálf tilboðin í slíku forriti getur verið hagræðing í að nota það sem tilboðsyfirlit, þar sem þar er stuðningur af viðskiptamannaskrá verkbókhaldsins. Fyrir hina sem ekki eru með rafrænt verkbókhald er auðvelt að útbúa gott tilboðsyfirlit í excel töflureikni. 

D-4. Rekjanleiki samninga:- Eru samningar í tölusettri röð með hlaupandi númerum. Er samningsnúmer það sama og verknúmerið sem notað er til skráningar í verkbókhaldi?
Şað sama á við hér og með tilboðin, margar aðferðir í gangi. Það er enn mikilvægara að hafa góða reglu á verknúmerum en tilboðsnúmerum. Það er hugsanlegt að það séu mörg verk í gangi fyrir sama aðila eða sama vinnustað og þá er til lítils að nota verkheiti eða nafn viðskiptavinar.

Rafrænt verkbókhald stofnar nýtt verknúmer þegar nýtt verk er stofnað, þó svo að verið sé að vinna fyrir sama aðila og eða sama verkstað. Til að greina þar á milli og tryggja að laun, hráefni og annar kostnaður skráist á rétt verk þarf að nota verknúmerið. Verknúmerið ætti að skrá skilmerkilega á úttektarnótur, teikningar, verklýsingar, vottanir, skýrslur og öll önnur gögn. Þannig má með einföldum hætti minnka líkur á mistökum við skráningu og notkun gagna. Auk þess sem það tryggir rekjanleika, auðveldar vistun og uppflettingu gagna.

Şeir sem eru með rafrænt verkbókhald geta flett verkum upp eftir viðskiptavinum og verk-stöðum með auðveldum hætti. Aðrir þurfa að koma sér upp greinagóðu yfirliti yfir verk- eða samningsnúmer t.d. Í excel sem auðveldar alla leit að gögnum. Með góðu skipulagi við vistun gagna eigum við aldrei að þurfa að leita, einungis að sækja. Þess má geta að krafan um gæðastjórnunarkerfi í Lögum um mannvirki og Öryggisstjórnun rafverktaka skv. VLR 10, fjallar að mestu um vistun gagna vegna verka.

D-5. Véla og tækjalisti:- Er til staðar listi yfir helstu tæki og tól í eigu fyrirtækisins þar sem sérhvert tæki hefur eigið númer. Eru tækin merkt þessum númerum?
Hérna vantar mikið á, aðeins 10% er með umhirðu verkfæra í ásættanlegu lagi. Hjá almennum verktaka liggja mikil verðmæti í verkfærum. En það liggja enn meiri verðmæti í því ef starfs-menn þurfa ekki að eyða tíma sínum í að leita að verkfærum eða koma að verkfærum sem er biluð, í stað þess að vinna við hluti sem auka verðmæti vörunnar eða þjónustunnar sem verið er að selja.

Skilyrði fyrir D- vottun er að til sé listi yfir allar helstu vélar og tæki og að þau beri sama númer og kemur fram á listanum. Fyrirtækin ráða hversu langt þau ganga varðandi minni hand-verkfæri en það er nokkuð víst að til mikils er að vinna að koma skikki á rýrnun verkfæra á flestum vinnustöðum.

D-6. Rýni hönnunargagna:- Eru fyrirmæli og óskir viðskiptavinarins skilgreindar og skráðar. Vafaatriði útkljáð og niðurstöður skjalfestar á verkbeiðni og gátlista?
Hér er alvara á ferðum og skal ekki undra þó stundum verði misskilningur á milli fyrirtækis og viðskiptavinar. Aðeins 20% segjast útfæra, skjalfesta og afhenda starfsmanni nákvæmar upplýsingar um það sem viðskiptavinurinn biður um. Hér er um eitt mikilvægasta atriði góðrar stjórnunar. Hvernig flytjum við upplýsingar um óskir og þarfir viðskiptavinarins með óyggjandi hætti út til þess starfsmanns sem á að vinna verkið?

D-7. Innkaupaáætlun í upphafi verks:- Liggur fyrir áætlun um aðföng fyrir verkið í heild, tengd við tímasetningu sérhvers verkþáttar?
Şað er ekki að sjá á svörunum að nema rúmlega fjórðungur svarenda standi vel að innkaup-um. Það er mikilvægt að strax og búið er að gera verkáætlun sé ráðist í að skoða hvað þarf í hvern verkþátt og hvernær, athuga hvort hráefnið er til á lager eða meta afgreiðslu- og flutningstíma ef það þarf að panta vöruna frá birgjum. Það fer að sjálfsögðu eftir eðli verkefna hversu ítarlega innkaupaáætlun er ástæða til að gera. Þegar um viðgerðarvinnu er að ræða þarf oft að rífa og meta ástand áður en hægt er panta. En það er ólíklegt að það eigi við í rúmlega 70% tilfella.

D-8. Verklagsreglur um öryggismál:- Er til skrifleg lýsing á því hvort og hvernig fyrritækið áformar að standa að öryggis- og heilbrigðismálum?
Şarna er ansi stór hluti svarenda eða 44% sem ekki virðist hafa íhugað eigin öryggismál. Það liggur mikil ábyrgð á herðum atvinnurekanda að huga að þessum málum og öll fyrirtæki og stofnanir eiga að gera hættumat og áhættugreiningu á þeim störfum sem unnin eru á þeirra vegum. Mannvirkjagerð og skildar greinar hafa þá sérstöðu að vinnustaðirnir eru að breytast dag frá degi. Þar að leiðir að daglega skapast  nýjar hættur sem þarf að greina og meta og gera ráðstafanir í samræmi við það.

Fyrsta skrefið er að stjórnendur myndi sér skoðun á því hvernig þeir ætla að standa að öryggis- og heilbrigðismálum með því að setja það niður á blað. Næsta skref er síðan að fylgja því eftir sem stjórnendur hafa ákveðið. Það ætti að koma fram í slíku skjali að stjórnendur geri hættumat og áhættugreiningu sem aftur gefur af sér öryggis- og heilbrigðisáætlun, því það er í lögum að svo sé gert.

D-10. Skipurit:- Er til skipurit sem lýsir núverandi ábyrgð og hlutverkaskiptingu stjórnenda?
Şað eru aðeins 5% sem hafa gert og kynnt skipurit fyrirtækisins. Mörgum finnst þetta hin mesti óþarfi í litlum fyrirtækjum. Það er einfalt að útbúa skipurit fyrir lítið fyrirtæki sem um leið staðfestir að fyrirtækið er lítið. Ef og þegar fyrirtækið stækkar þá er skipurit nauðsynlegt verkfæri til að skoða og skipuleggja hvað er best. Að horfa á skipurit er eins og að horfa á grunnmynd af húsbyggingu, það sést á augabragði hvort fyrirtækið er lítið eða stórt, hvort það er deildarskipt eða ekki og hvaða stjórnendur gegna hvaða hlutverki.

D-12. Ráðningarsamningur:- Er búið aða gera ráðningarsamninga við alla starfsmenn?
Hvorki meira né minna en 47% hafa ekki gengið frá ráðningarsamningum þó það hafi verið krafa samkvæmt almennum kjarasamningum í mörg ár. Þessu þarf einfaldlega að kippa í liðin án frekari bollalegginga.

Sjá nánar um niðurstöðu  HÉR

F.H.  / ÁRJ
 

Samstarfsağilar

Smelltu á mynd til ağ fara á vef

Sa til hægri
mannvirkjastofnun
Mannvirkjastofnun
Rafiðnaðarskólinn
Fræðsluskrifstofa
Rafiðnarasambandið
Rafbók
Ákvæðisvinnustofa 
Stafir til hægri

Öryggi fagmennska

Slóğin şín:

Fréttir

Toppmynd


Stjórnborğ

Minna letur Stærra letur Veftré